総会進行方法 理事長・理事・監事用台本!②

マンション管理の情報屋です。
昨日に引き続き、総会での理事長・理事・監事の進行用台本を記載します。
ご活用いただければ幸いです。

―3号議案―

(理事長)
では第3号議案、管理委託契約締結に関する件の審議に移ります。
この件については、○○理事より説明いただきます。

(○○理事)
○○号室の○○です。よろしくお願いします。
管理会社の○○○○から、引き続き管理委託契約を更新したい旨の申し出がありました。
契約内容につきましては総会資料に同封している『重要事項説明書』記載の通り、これまでと同一条件となります。
理事会にて説明を受け検討した結果、引き続き同内容にて契約を更新することを提案することとなりました。
なお、業務費や業務仕様に関して第○期にて見直しを行いたいと考えております。業務内容等についてのご意見を皆様から頂きたいと思います。
また、管理会社へは業務仕様の変更に合わせて委託金額の見直しを行うよう依頼しており、第○期の予算へ反映できるよう次期理事会への引継ぎを行います。

(理事長)
ありがとうございました。
第○号議案に関するご説明は以上ですが、
何か、ご質問がございましたら 挙手にてお願いします。
(質疑応答)
では、採決を取りたいと思います。
第3号議案に反対の方は、いらっしゃいますか?
(反対数を数える) ⇒ ありがとうございます。

⇒ 反対数○○件となり、賛成が過半数あるとみなし、本議案は可決承認となりました。

―4号議案―

(理事長)
続きまして第4号議案になります。第○期事業計画案および収支予算案並びに第○期収支予算案成立までの経過措置に関する件です。
事業計画案につきましては、 ○ ページをごらん下さい。
来期に実施を予定しております各事業について、年間予定表としてまとめております。
収支予算案については、○○会計理事より説明していただきます。
(○○会計担当)
○○号室の○○です。よろしくお願い致します。
○○ページから○○ページをご覧下さい。
○○ページは管理費会計の収支予算、 ○○ ページは修繕積立金会計の収支予算となり、
各表の一番左側が実施項目。隣の列は前期の実績数値、中央は実績に対する今期の予算額となります。一番右の列は、前期実績と今期予算額の差額を示しております。

予算については、管理会社より提案された予算案の素案を基に、理事会で審議し、前期の実績、次期の事業計画を考慮した上で、本予算案を議案上程しています。
なお、形式的ではありますが、本予算の会計年度終了後、次期収支予算成立、次回の通常総会までの間については、各科目毎に今回の予算額と同じ範囲内において支出を行うことをご承認下さい。
何か、ご質問がございましたら 挙手にてお願いします。
(質疑応答)
では、採決を取りたいと思います。
反対の方はいらっしゃいますか?
(反対数を数える) ⇒ ありがとうございます。

⇒ 反対数○○件となり、賛成が過半数あるとみなし、本議案は可決承認となりました。

―5号議案―

(理事長)
第5号議案については、○○理事より説明していただきます。
(○○理事担当)
○○号室の○○です。よろしくお願いします。
第○期の理事役員の選出をいたします。
選出方法は、今後の管理組合運営を公平かつ円滑に進めていくため、 ○ ページの輪番表にて選出しています。
なお、立候補がある場合には、議案書記載の通り、該当ブロックの方を繰り下げることとなります。
説明は以上ですが、本議案について、ご質問のある方は挙手にてお願い致します。
(質疑応答)
(理事長)
では、まず次期理事役員に立候補される方がいらっしゃいましたら挙手願います。
(立候補がいる場合) … お部屋番号とお名前を伺って挨拶いただく。

(立候補がいない場合)… 立候補はないようですので、先ほどの輪番表にて選出した方々の選任について採決したいと思います。

反対の方はいらっしゃいますか?
(反対数を数える) ⇒ ありがとうございます。

⇒ 反対○○件となり、過半数の賛成がございましたので、本議案は可決承認となりました。
それでは、せっかくですので選任された方々にご挨拶をお願いしたいと思います。
(議案書○ページの、お部屋番号を読み上げ、各々に自己紹介をして頂く)
○○号室 ○○様、○○号室 ○○様、……

私ども前理事役員もフォローいたしますので、宜しくお願いいたします。
なお、次期理事役員の方々は、総会終了後業務の引継ぎをおこないますのでお残り頂くようお願いいたします。

(理事長)
本日の予定は以上となります。
皆さんのから頂いたご意見につきましては、第○期の理事会で検討していただきたいと思いますので、よろしくお願い致します。
では、その他、皆さんからのご意見・要望等ございましたら、挙手にてお伺いしたいと思います。
何かありますでしょうか?

質疑応答・意見交換

では、会場の時間の都合もありますので、本日はここで、第○期通常総会を閉会いたします。
本日は、長い時間お付き合い頂きましてありがとうございました。

以上\(^o^)/

ちなみに輪番予定の理事には、総会資料と一緒に「役員に選任されること」と「当日欠席でも役職は決定されること」を理事長名の文書で伝えておいた方が話が進めやすくなります。
ほんのちょっとの手間をかけることによって、大きく時間が省けるようになりますので、どんどん工夫をねじ込んでいきましょうね^^

公開日:2013-06-25

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