総会進行方法 理事長・理事・監事用台本!①

さて、本日のマンション管理の情報屋は、総会時に使用する理事長&理事用の台本(例)です。
ザザァーーっと作ってみました\(^o^)/
こんなのを作っているようではダメなんですけど、どうしても必要に迫られて作らざるを得ない時もありますよね。。。?

『↓以下↓』

(○○理事長 黒色)(○○理事 茶色)(○○会計担当 青字)(○○理事 水色)
(○○理事 紺色)(○○理事 緑色)(○○理事 桃色)(○○監事 黄緑色)
※読むところを、上記のとおり色分けしてあります。

総会の進行用 台本(例)

開会の挨拶(理事長)
本日はお忙しい中、お集まり頂きまして誠にありがとうございます。
ただいまより
第○期 通常総会を開会致します。
私は、管理規約の定めにより本日の議長を務めます、
理事長の○○号室 ○○ と申します。
よろしくお願いします。

ではまず、本日の参加者数についてご報告させていただきます。
総議決権数○○(件)中、出席が○○(件)、欠席委任状が○○(件)、議決権行使書の提出が○○(件) となり、過半数の参加がありましたので、本総会は有効に成立します事をご報告します。

次に、議事録署名人を指名させて頂きます。
○○号室 ○○様 、 ○○号室 ○○様 を議事録署名人として指名致します。

それでは、さっそく議案に移らさせて頂きますが、
議案以外の事項につきましては、全議案の終了後にお願い致します。
また、ご意見等の発言をなさる際には、挙手のうえ、お部屋番号とお名前をお願い致します。

―1号議案―

では、
第1号議案 第○期事業報告及び収支決算報告並びに監査報告に関する件
を審議します。
第○期の事業報告につきましては、○ページをごらん下さい。
今期1年間の管理業務及び組合にて加入しております損害保険の詳細が記載されております。
次に日常清掃として、管理員と清掃員の勤務日と時間および業務の概要。
○ページは各実施業務の年間実績表となります。

また、保険契約については、管理組合として加入しております損害保険の保険料および保険金額となり、
①は、共用部が火災になった場合に適用される火災保険。
②は、居住者の方が第三者に損害を与えてしまった場合に適用される個人賠償保険。
③は、施設・建物の原因により、第三者に損害与えてしまった場合に適用される施設賠償保険となっております。
事故等が発生した場合は、保険適用の可否を調べるようにいたしますので、まず管理会社へ連絡して下さい。

尚、設備等の各種点検報告書は理事会にて確認をとり、管理事務室にて保管いたしますので、
確認されたい方は理事長もしくは管理会社までご連絡いただければ対応いたします。

では、続きまして、今期の決算報告を行います。
決算報告につきましては会計担当理事の○○号室の○○さんからご説明していただきます。
○○さん、お願いいたします。

(○○会計理事)
会計理事の  ○○ 号室  ○○ です。よろしくお願い致します。
まずは ○ ~ ○ ページをご参照下さい。
○ ページは今期管理費会計の収入と支出となり、今期収支の決算額である当期剰余金は○○○円、次期繰越金は、 ○○○円 となっております。
続いて、 ○ ページは修繕積立金会計の収入と支出となります。
当期剰余金は ○○○円 となり、前期繰越金と合わせて ○○○円 が次期へ繰り越されております。
その他の各領収書・帳票類、帳簿等も管理会社から提出されており、理事会にて確認を行いました。以上が決算報告となります。

(○○ 理事長)
ありがとうございました。では次に、監事の○○さんから、監査報告をお願いいたします。

(○○監事)
監事の○○号室○○です。よろしくお願いいたします。
会計については、領収書・帳票類・帳簿・通帳等を確認し、適正でありました。
また、理事会業務についても、監査報告書に記載の通り、適正に活動されておりましたことをご報告致します。

(理事長)
ありがとうございました。
第1号議案についてのご説明は以上となります。
ご質問等がございましたら 挙手にてお願いします。

(質疑応答)

では、採決を取りたいと思いますが、
当マンションでは管理規約により、1住戸につき、1議決権と定められていますので、
本日2名以上でご出席のかたは、どちらかお一人の挙手でお願いします。
なお、本日出席者数がたいへん多いため、反対の方の人数を数えさせて頂きたいと思います。

それでは第1号議案に反対の方は、いらっしゃいますか?

(反対数を数える) ⇒ ありがとうございます。

⇒ 反対数○○件となり、賛成が過半数あるとみなし、本議案は可決承認となりました。

―2号議案―

(理事長)
では続いて、第2号議案、管理費等未収金の現況報告に関する件、の審議にうつります。
この件については、○○理事からご説明いただきます。

(○○会計理事)
○○号室の○○です。よろしくお願い致します。
1 ページをご参照下さい。第○期における管理費等の未収金についてご報告いたします。
第○期末の滞納が記載されておりますが、記載されている分については、現時点で全てお支払いいただいております。
また、今後、もし長期未収納者が発生した場合には、管理組合としての対策として、1から4番まで記載している対策を、理事会にて検討・実施することをご承認ください。
(理事長)
ありがとうございました。
説明は以上となりますが、ご質問がございましたら 挙手にてお願いします。
(質疑応答)
では、採決を取ります。
それでは第2号議案に反対の方は、いらっしゃいますか?
(反対数を数える) ⇒ ありがとうございます。
⇒ 反対数○○件となり、賛成が過半数あるとみなし、本議案は可決承認となりました。

以下、次の日に続きます。。。

公開日:公開日:2013-06-24

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