管理会社フロントマンが定時に帰るための時間管理術!

みなさんおはようございます。
ゴールデンウィークの前半はお休みを頂いていたマンション管理士の情報屋です。休日はあんまりアクセス数が無いから、更新しなくてもよいですかねぇ。。。

という訳で、今日はマンション管理とは直接関係ありませんが、とても大事な「時間管理」について書きたいと思います。

マンションの管理会社は、結構ブラック企業が多かったりします。
そうでないところも勿論たくさんあります(財閥系とか)。でもどーしてもそうなりがちなんですよねぇ。。。わたしも以前はかなり残業していました。
しかし、仕事以外にやりたいことが一杯ある。
時間を確保するために、私が普段やっていることを簡単に書きたいと思います。

①早起き
情報屋は、毎朝5時半に起床してます。
で、7時に会社に着いて事務処理を開始します。朝活ってやつですか。
理由は、
・午前中(昼食を食べる迄)が一番頭の回転がよい。
・9時までは電話も掛ってこないし、基本的に誰からも邪魔されないので、仕事に集中し易い。
・集団から抜け出すには、大勢の人と違うことをしなければならない。
と考えているからです。
この時間に書類を一本仕上げたりします。
誰かが出社するまで、iphoneで好きな音楽をかけてたりもしてます^^
でもこの時間は本業がヒマな場合は、ブログの記事を書いたり、色んな構想を練ったりするのに、会社の近所のカフェにいたりすることもあります。

②「重要度が高く緊急度が低い案件」を優先してスケジューリングする。
何故なら、先延ばしにして後で慌てるのが嫌だからです。
グーグルカレンダーに真っ先に予定を記入して、作業時間を確保します。
もうちょっと上級者になると、「重要なこと以外やらない」という技も使えたりします。これ大事。
「本質が何かを見極める」クセをつけましょう。

③イヤなことから取り組む。
イヤな作業があると気付いた時に、出来るだけ取り掛かるようにしてます。
マンション管理会社の仕事って、先延ばしにするとどんどん打つ手がなくなることが多いのです。どんな仕事でもそうですかね??
(逆に時間が経過して、問題が消滅することもありますが。ザ・先送りですww)

④スケジュールツール
これ結構重要ですよね。②とちょっとダブってますかね?
毎週月曜日の早朝は、10分くらいグーグルカレンダーを見ながら、じっくり1週間・1ヶ月のスケジュールを組み立てます。
毎朝の早朝は、一日のスケジュールを組み立てます。
やることは全てグーグルカレンダーに、いつやるかを記入しちゃいます。つまり時間入りのタスクリストですね。
グーグルカレンダーは、予定時間の10分前とかに画面にポップアップが出たり、メールでお知らせ出来たりする設定があるので、忘れを無くせます。ドラッグ&ドロップで、ピピっとタスクを移し替えることも出来ますしね。iphoneとも連携します。
便利ですので、使っていない方はぜひ使ってみて下さい。
あ、古いですが「7つの習慣」という本も大変ためになりますよ。
そして、どんなに厳しくても納期だけは100%守ってください。そしたらラクになります。
具体例を言えば、<strong>「議事録は当日、もしくは遅くとも翌日中には上司へ提出」。</strong>スピードも質も向上します。

⑤便利なツールなど
私のマウスは8ボタンマウスで、ボタンに色んな機能を割り当てられるようになってます。便利&時間短縮可能です。使ってみないとこの便利さは分からと思います。
ipad便利です。電車の中やカフェで、evernoteのアプリや最近ではグーグルドライブを使ってブログの記事を書いたりアップしたり、自分の今後の戦略を立てたり、色んなことをメモったりできます。iphone5からテザリングも使えるようになりました。
PC作業がとにかく増えましたから勿論ブラインドタッチです。ローマ字打ちなら会社で一番早い自信があります^^
あと、PCの単語登録とかはかなりしてあります。自分の担当するマンション名等は勿論、「ひ」と打てば「日頃よりお世話になっております」と出ますし、「きょうがりょう」と打てばちゃんと「共架料」と一発で変換が出るように設定してあります。「ぎょ」と打てば業務報告書と出ます。単語登録は、登録内容を覚えなくても自然に登録したものが出力されるように登録するのがコツです。100個も登録したら、覚えてられないですからね。

とこんな感じで、ほんのちょっとでも無駄が省けるよう省けるよう日々試行錯誤してます。

皆さんも、仕事はみっちりパッパと終わらせて、ちゃんと自分の時間も持つようにしましょうね(^^)

上記をやっても、どうしても残業が無くならない。そして残業代も貰えない。。。という方は、転職コンサルと弁護士へ相談して再出発しましょう。貰えなかった残業代って、結構ウン百万単位だったりするみたいですよ~\(^o^)/

公開日:2013-04-30

ちなみに、ビジネスマンならこの本は読んでおくべきと思います。上記のことを実践するのに、とても役に立ちました。2018-02-12 マンション管理士 情報屋

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