管理会社フロントマンに便利なツール!やさしいGoogleの使い方!!

マンション管理の情報屋です。
今日は管理組合や区分所有者の方向けではなく、フロントマン向けのことを書いてみましょう。

管理会社のフロントマンは、大手になるほどやる範囲が狭く、小さい会社になるほど様々なことをやる傾向にあるようです。どちらがよいかは、一考の余地があるかと思います。

しかしながら、共通して言えることは、
とにかく「スピード第一」
しかし「管理面でも手が抜けない」
って感じでしょうか?
どこの会社でも、フロントマンはかなりの業務量を持たされます。それらをいかに効率よく、スピーディーにこなしていくかが重要です。
だからと言って、急ぐあまり抜けがあったり、ミスがあったりしてもダメな訳です。
そんな中、わたしはツールの一つとしてグーグルカレンダーを使っています。
こんな感じのヤツです。

※旧バージョンの画面です。

これで、仕事もプライベートも全て管理します。
メインの画面は一週間の画面ですね。お客様と理事会の設定をするときは、1ヶ月の画面にします。
やること(例えば書類作り、アポとり、理事会の予定等)を全て入力していきます。これによりタスク管理も行います。わたしはToDoリストはあまり使っていません。
一週間の画面で見ると、例えば○○の議案書をこの時間に作成するというのを視覚的に見れる訳です。やることが発生した際に、いつやるかを決めて、それをグーグルカレンダーへ入力します。ハッと思い出したこともここへ入力します。
その日に処理出来ずに残ってしまった作業も、ドラッグ&ドロップで次の日に移すことも出来ます。
で、アイフォンでもアイパッドでもその他のスマホでも入力と確認が出来ますし、設定をしておけば、作業時間の前にポップアップやメール等でお知らせもしてくれるので、忘れもなくなります。
私は毎週月曜には必ず予定をみっちり検討します。このスケジューリングに時間をかけることによって、色んなことを抜けなくスピーディーにこなすことが出来ます。

あ、あとグーグルマップも超便利ですよ。なんてったって、最近はマンション名だけで目的のマンションが検索できますからね。もう住所リストも持ち歩く必要もないんじゃないでしょうか?
他のフロントに頼まれて、自分の担当していないマンションへ行くときも、これで迷うことはありません!
さぁー皆さんも、日々色んなツールを研究して、仕事を楽にしていきましょうね\(^o^)/

公開日:2013-04-05

グーグルカレンダーもマップも未だに必携になっています。(カレンダーは私的にはバージョンアップ後、少し扱いにくくなったような気がします)スマホの普及によって誰もが使っているのではないでしょうか。そして「OK Google!」から始めとした音声入力は今や最高の精度で、検索のみならず原稿書きに標準的に使われている方もいます。年をとっても最新技術は積極的にフォローしておくべきですね。わたしは新しいものに触れるのが大好きなので、自然とフォローするのですが、苦手な人が多いみたいですね。
公開日:2018-04-07

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